| Aktivitet | Aktører | Hvornår |
| Afklaringsmøde som start på planlægning af arrangementet | Sekretariatstleder, ansvarlig VIP og ansvarlig TAP | Før arrangementet oprettes i Conference Manager |
| Brug af studentermedhjælpere aftales | Ansvarlig TAP kontakter sekretariatstleder | |
| Der aftales evt. løbende opfølgningsmøder | ||
Oprettelse i Conference Manager Før oprettelse skal følgende oplyses:
| Tinna Meyer, som opretter se-adgang i Conference Manager til ansvarlig TAP | Når afklaringsmødet er afholdt eller planlagt |
| Oprettelse af hjemmeside til præsentation af konferencen | Kontakt BSS Kommunikation | Når det er aftalt at der skal oprettes side |
| Markering af arrangementet i instituttets kalender på hjemmesiden. Bemærk at der ikke må gemmes oplæg eller andet på hjemmesiden. | Den ansvarlige TAP kontakter Line Bang Petersen | Når arrangementet er endeligt fastlagt |
Bestilling af lokaler | Ansvarlig TAP | Så tidligt som muligt, da der er meget søgning på lokalerne |
Bestilling af forplejning Der tages kontakt til den leverandør, der er godkendt til brug på konferencestedet | Ansvarlig TAP | Vær opmærksom på deadlines for bestilling/afbestilling |
Konferencemiddag på restaurant ude i byen Der gælder ingen statsaftale på valg af restaurant. Dog må det samlede beløb pr. person (mad/drikkevarer etc.) ikke overstige 700 kr. Der skal være et rimeligt forhold mellem antallet af gæster udefra og ansatte fra universitetet. Som hovedregel 50/50. Hvis der er færre end 10 deltagere, kan forholdet være anderledes. | Ansvarlig TAP | Endeligt antal og menu skal normalt meddeles restauranten senest 1 uge før arrangementet. |
Bestilling af hotel til oplægsholdere Alene på de hoteller, hvor der er statsaftale. | Aftales af ansvarlig TAP med relevant kollega | |
| Evt. forhåndsbooking af hotel til øvrige konferencegæster til forhandlet pris | Ansvarlig TAP | Hotellerne kan normalt forhåndsreservere værelserne uden beregning indtil 1 mdr. før arrangementet. |
| Bestilling af rejser til oplægsholdere mv., hvor instituttet skal betale. | Inger Krog | |
| Evt. computer til konferencelokalet | Ansvarlig TAP | |
IT-hjælp Det aftales hvilken hjælp, der er brug for under arrangementet. BSS IT kan bestilles til opgaven. | Ansvarlig TAP | |
| Koordinator på dagen - skal aftales før arrangementet. | Ansvarlig TAP | Evt. studentermedhjælp aftales allerede ved afklaringsmødet. |
Evt. bestilling af blomster til konferencebordet Bestilles hos Juuls Blomster, Trøjborg, 6130@butiksmail.dk. De kan kun leveres til ekspeditionskontoret, hvis de leveres inden for kontorets åbningstid. | Ansvarlig TAP | |
Bestilling af konferencemateriale Materiale til konferencemapper:
HUSK at AU er et grønt universitet. | Ansvarlig TAP | Der er mindst 14 dages leveringsstid på konferencemateriale, så bestil i god tid. |
| Tjek lokalerne - passer de stadig? | Ansvarlig TAP | |
| Udarbejdelse af kursusbeviser - standard benyttes altid. Det skal aftales, hvorvidt beviserne skal udleveres på dagen eller sendes efterfølgende. | Ansvarlig TAP - aftales med sekretariatsleder | |
| Indkøb af gave til oplægsholdere - værdi maks. 200 kr. (alene hvis der ikke sker aflønning) | Ansvarlig TAP | |
| Evt. udsendelse af velkomstmail med link til endeligt program og hjemmeside, hvor deltagerne kan se øvrige praktiske oplysninger. | Ansvarlig TAP | Ca. en uge inden arrangementet. |
Evt. mail til oplægsholderne vedr.:
| Ansvarlig TAP |
| Aktivitet | Aktører | Hvornår |
Lokalet
| Ansvarlig TAP | |
Konferencemateriale (husk at AU er et grønt universitet)
| Ansvarlig TAP | |
| Oprydning efter arrangementet | Aftales ved afklaringsmødet | Evt. ekstra hjælp til større arrangementer aftales |
| Aktivitet | Aktører | Hvornår |
| Afregning af oplægsholdere | Aftales ved afklaringsmødet. | |
| Regnskab | Laves ikke - medmindre det er særligt aftalt. |
| Arrangement | Tovholder | |
| Doktorforsvar | Mads Ulrik Pedersen (Kirsten Jakobsen) | |
| Inspirationsdag i skatteret (supplement til specialedag) afholdes i efteråret | Tinna Meyer | |
| Institutseminar | Mette Tønder, Kirsten Jakobsen og institutleder | |
| Medarbejdermøder | Mette Tønder | |
| Ph.d.-kurser | Pia Schytz | |
| Receptioner (fratrædelse, jubilærer mv.) | Mads Ulrik Pedersen (Kirsten Jakobsen) | |
| Tiltrædelsesforelæsninger | Mette Tønder |
*En konference defineres som et arrangement med over 30 deltagere med hotelreservation og booking af spisested i byen.